Membuat Penomoran Otomatis di Accurate Online

Pernahkah Anda melihat sebuah dokumen misalkan sebuah Purchase Order dari perusahaan yang formatnya seperti contoh di bawah ini:

Pada bulan Februari 2020 Anda akan menjumpai nomor purchase order seperti contoh:

001-PTABC-PO-02-2020

034-PTABC-PO-02-2020

Pada bulan Maret 2020 Anda akan menjumpai nomor purchase o0rder seperti contoh:

001-PTABC-PO-03-2020

017-PTABC-PO-03-2020

Perusahaan biasanya menyertakan initial bulan dan tahun dalam nomor dokumen yang mereka buat agar tidak akan pernah terjadi penomoran yang sama atau terjadi duplikat nomor.

Bagi perusahaan yang menggunakan sistem pembuatan dokumen secara manual seperti excel, sangat rentan terjadi penggunaan nomor yang sama untuk dokumen yang berbeda, Misalkan perusahaan sudah menggunakan nomor PO untuk memesan besi beton ke vendor dengan nomor 019-PTABC-PO-03-2020, perusahaan tersebut kemungkinan besar bisa lalai dan membuat PO untuk memesan batu bata dengan nomor 019-PTABC-PO-03-2020 kembali.

Hal seperti ini tidak akan ditemui bagi perusahaan yang sudah menggunakan sistem komputerisasi atau menggunakan software karena nomor dokumen biasanya akan dijadikan sebagai primary key sehingga sistem akan menolak jika nomor dokumen sudah pernah dibuat, maka tidak bisa membuat dokumen baru dengan nomor yang sama. Namun tidak semua software menyediakan pengaturan penomoran yang flexibel sesuai kebutuhan perusahaan.

Pentingnya Penomoran Otomatis Reset Setiap Bulan

Selain membuat dokumen menjadi rapi, dengan membuat penomroran dokumen yang menyertakan inisial bulan dan tahun adalah untuk menghindari nomor berkelanjutan yang terlalu besar. Sebagai contoh jika kita hanya membuat dokumen dengan nomor kosong mulai dari 001, 002 dan seterusnya, jika dalam 1 hari di perusahaan ada 100 transaksi, maka tidak bisa dibayangkan betapa besarnya nomor transaksi dokumen tersebut dalam 10 tahun beroperasi. Untuk itulah sangat penting ada initial bulan dan tahun, dimana dengan initial tersebut kita bisa memulai nomor yang baru dari oo1 kembali setiap awal bulan. Sebagai contoh:

Untuk bulan Januari 2020 akan diawali dengan nomor misalkan

PTABC-PO-001-01-2020

Untuk bulan Februari 2020 akan diawali dengan nomor misalkan

PTABC-PO-001-02-2020

Untuk bulan Maret 2020 akan diawali dengan nomor misalkan

PTABC-PO-001-03-2020

Dan seterusnya. Dengan demikian tidak akan terjadi penomoran yang menyambung terus menerus

Mengatur Penomoran Otomatis Reset Tiap Bulan di Accurate Online

Accurate Online menyediakan fitur penomoran otomatis yang bisa mereset nomor setiap bulan. Jadi pengaturan ini hanya perlu dilakukan di awal saja dan setiap awal bulan tidak perlu mengubah initial bulan secara manual pada penomoran dokumennya

Untuk mengatur penomoran di Accurate Online, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

Kunjungi https://aplikasiandalanmilenial.co.id sehingga akan tampil halaman website Accurate Online seperti gambar di bawah ini

Klik tombol Login/ Daftar Akun Baru, seperti gambar di atas, sehingga Anda akan diarahkan ke halaman login Accurate Online seperti gambar berikut ini:

Login dengan akun email Anda yang sudah pernah didaftarkan di Accurate Online. Jika Anda belum pernah mendaftar, silahkan klik Daftar Akun Baru. Atau jika Anda tidak ingat sudah mendaftar atau belum, Anda bisa klik Lupa Password seperti gambar di atas. Jika Anda sudah berhasil login, maka Anda akan melihat halaman database seperti gambar di bawah ini:

Silakan buka database Anda seperti contoh diatas. Setelah berhasil masuk ke dalam database, silahkan klik Pengaturan lalu klik Penomoran. Perhatikan gambar berikut ini

Klik pojok untuk melihat Daftar Penomoran yang sudah dibuat otomatis oleh Accurate Online. Dan Anda dapat mengedit format penomoran yang ada itu, ataupun membuat format yang baru. Perhatikan gambar di bawah ini

Dalam artikel kali ini, saya akan mencontohkan dengan cara mengubah yang sudah ada saja. Saya akan mengubah Format Penomoran Faktur Penjualan yang sudah tersedia menjadi format penomoran yang saya kehendaki. Perhatikan daftar ini. Saya klik Faktur Penjualan untuk mengedit formatnya.

Gambar di atas adalah Format default atau bawaan dari Accurate Online. dan saya akan mengubahnya menjadi seperti contoh di bawah ini:

Cara membuatnya silahkan perhatikan gambar berikut ini:

Hapus semua isi komponen penomoran. Lalu mulai baru misalnya dengan memilih Teks/ Pemisah. Di sini saya pilih Teks dan isi sesuai kemauan kita misalnya INV yang merupakan singkatan dari Invoice dan klik tanda “+“. sehingga akan menjadi seperti ini

Setelah ini saya coba tambahkan Pemisah lagi berupa tanda “-” seperti contoh berikut ini

Dan tambahkan semua komponen penomoran yang Anda kehendaki. Yang perlu diperhatikan adalah jumlah digit counter, dan reset setiap. Jika dalam 1 bulan transaksi Anda tidak sampai 1.000 transaksi maka digit counter bisa diisi 3. tapi kalau transaksi sebulan bisa sampai 1.000 transaksi, digit counter bisa diisi 4 dan seterusnya. Reset setiap bulan, maka setiap tanggal 1, transaksi pertama akan dimulai lagi dengan nomor 1. Perhatikan contoh di bawah ini.

Demikianlah cara membuat penomoran yang akan otomatis terpakai saat kita membuat transaksi di Accurate Online.

Penerapan Penomoran dalam Transaksi

Berikut adalah contoh dari penerapan penomoran yang sudah kita atur. Kita akan coba membuat satu buah invoice di Accurate Online.

Untuk membuat invoice, silahkan klik Tombol Penjualan | Faktur Penjualan

Lalu isikan detailnya seperti gambar di bawah ini. Nomor pastikan sudah dipilih format yang sudah kita buat.

Dan berikut ini adalah hasil saat Invoice atau Faktur Penjualan ini kita cetak