WORK FROM HOME
Masalah dan Contoh Solusinya
Masalah dan Contoh Solusinya
Covid-19 (Corona Virus Disease) diketahui pertama kali muncul di Wuhan, salah satu kota di China pada bulan Desember 2019. Berkat kemudahan penyebarannya sontak Covid-19 ini mendadak viral di seluruh dunia.
Per tanggal 31 Maret 2020 di seluruh dunia telah tercatat lebih dari 600.000 orang terjangkit Covid-19 dan lebih dari 33.000 orang dinyatakan meninggal dunia akibat virus ini. Kehadiran virus ini telah membuat perekonomian dunia merosot tajam.
Covid-19 dinyatakan resmi masuk ke Indonesia setelah diumumkan oleh Presiden Jokowi pada tanggal 2 Maret 2020. Pertama kali Covid-19 diketahui menjangkit 2 orang warga Indonesia di Depok Jawa Barat.
Hingga tanggal 31 Maret 2020, tercatat lebih dari 1.000 orang warga Indonesia yang positif terkena virus Corona dan 120 orang lebih diantaranya telah dinyatakan meninggal dunia.
Karena begitu cepatnya penyebaran virus ini, pemerintah mengeluarkan kebijakan dan memerintahkan masyarakat untuk melakukan aksi belajar di rumah, bekerja di rumah dan beribadah di rumah demi mengurangi kecepatan penyebaran virus ini. Pada tanggal 15 Maret 2020 Gubernur DKI Jakarta Anies Baswedan secara resmi mengumumkan perintah belajar dan bekerja dari rumah (Work From Home).
Pada tahap awal perintah work from home sepertinya tidak begitu dihiraukan. Pemerintahpun mengambil kebijakan membatasi transportasi umum yang beroperasi. Hari demi hari kasus positif covid-19 terus bertambah dan membuat banyak parusahaan mengurangi jumlah karyawan yang masuk kantor dan sebagian mengurangi juga jam kerjanya. Roda perekonomian di Indonesiapun melambat (Slow Down).
Semakin hari ancaman Covid-19 semakin meningkat dan mengkhawatirkan karena sangat mengancam kesehatan dan perekonomian masyarakat. Work From Home tentu saja sulit dijalankan oleh sebagian besar perusahaan dengan kategori tertentu seperti Event Organizer, Jasa Transportasi, dan lain sebagainya.
Selain Work From Home (WFH) sulit dijalankan oleh perusahaan dengan kategori tertentu seperti yang disebutkan di atas, kendala WFH juga dialami oleh perusahaan UKM yang belum terbiasa beradaptasi dengan sistem dan masih melakukan seluruh pencatatan administrasi secara manual atau masih menggunakan Ms. Excel. Disintegrasi sistem manual seperti itu tentu saja tidak bisa dilakukan kolaborasi data jika semua staf berada dalam lokasi yang berbeda.
Yang sangat dibutuhkan dalam situasi dan kondisi apapun termasuk saat wabah menyerang adalah kebutuhan pokok terutama kebutuhan pangan dan penunjang aktivitas rumah tangga. Perusahaan dengan penyedia kebutuhan seperti ini sangat diharapkan tetap bisa memenuhi kebutuhan masyarakat. namun bukan berarti perusahaan penjual barang jenis lainnya tidak diperlukan. Sebagai contoh, PT SAC sebuah perusahaan supplier yang menyuplai ke supermarket dan minimarket berbagai kebutuhan pokok perlengkapan kamar mandi dan dapur seperti minyak goreng, beras kemasan, detergen, sabun mandi dan lain sebagainya tetap bisa memaksimalkan usahanya dengan mempekerjakan karyawannya dari rumah. Memang ada yang tetap masuk kerja seperti biasa yaitu bagian gudang dan pengiriman saja. Sedangkan staf pembelian, marketing, Accounting dan Finance bekerja dari rumah masing-masing. PT SAC telah lama menerapkan Accurate Online sebagai sistem pembukuan administrasi dan operasional keuangan perusahaannya jadi dengan mudah bekerja dari manapun datanya bisa saling terhubung. Alurnya cukup mudah. begini gambaran kerja mereka:
Begini Kisahnya
Staf pembelian melakukan Aktivitas dari rumah
Staf Purchasing PT SAC yaitu Nita dan Vando melakukan aktivitas pekerjaannya dari rumah. Aktivitas utama Nita dan Vando adalah melakukan pemesanan barang ke supplier. Nita lebih fokus memesan barang-barang kebutuhan dapur, sedangkan Vando mengurusi pemesanan konsumsi barang-barang kamar mandi. Keduanya bekerja di rumah masing-masing. Nita dan Vando membuat pesanan pembelian (Purchase Order) di Acccurate Online dan langsung mengirim PO tersebut melalui tombol email yang ada di Accurate Online ke Vendor.
Tugas lain Nita dan Vando adalah menginput tagihan yang dikirim oleh Vendor. Jika Tagihan dikirim ke kantor atau gudang, secutiry kantor atau orang gudang akan memfoto tagihan tersebut dan mengirimkan kepada Nita atau Vando melalui Whatsapp, sehingga Nita dan Vando bisa menginput tagihan tersebut ke Accurate Online dari rumah masing-masing.
Sales Admin atau bagian penjualan bekerja dari rumah
Jhonny adalah staf Sales Admin di PT SAC yang pekerjaannya antara lain mencatat pesanan dari pelanggan. Karena wabah Covid-19 Jhonny melakukan aktivitasnya dari rumah. Setiap ada pesanan yang masuk dari pelanggan, Jhonny menginput Sales Order di Accurate Online, lalu Whatsapp ke orang gudang untuk menyiapkan surat jalan dan mengirim barang ke pelanggan. Jhonny juga bertugas membuat Faktur Penjualan (Invoice) dan langsung mengirimkan kepada pelanggan melalui tombol email yang ada di Accurate Online.
Staf Gudang bekerja di Gudang Kantor
Staf gudang PT SAC yaitu Ahmad tetap bekerja seperti biasa yaitu di gudang karena pekerjaannya adalah menerima barang yang dikirim dari vendor. Selain itu pekerjaan Ahmad adalah membuat surat jalan dan menyiapkan barang untuk dikirim kepada pelanggan yang memesan barang ke PT SAC. Ahmad biasanya akan menerima Whatsapp dari Jhonny untuk segera mengecek pesanan yang dibuat oleh Jhonny dan membuat surat jalannya untuk kirim barang ke pelanggan.
FInance Accounting PT SAC Bekerja dari Rumah
Cynthia adalah Accounting Manager & Finance di PT SAC. Pekerjaannya adalah membayar hutang faktur pembelian yang sudah dibuat oleh Nita dan Vando yang sudah mendekati jatuh tempo, serta mencatat penerimaan pembayaran dari pelanggan atas faktur yang sudah dibuat oleh Jhonny.
Direktur dan Owner Tetap di Rumah
Direktur dan Owner masing-masing tetap berada di rumah dan cukup klik Laporan Keuangan yang diinginkan yang ada di Accurate Online melalui Smartphone nya.
Demikianlah aktivitas work from home yang dilakukan di PT SAC. Database mereka terintegrasi di Cloud Server sehingga bisa diakses secara bersamaan dan saling update data secara real time. Work From Home bisa efektif untuk mengurangi resiko penyebaran Covid-19. Semga kita tetap bisa bertahan dan survive di saat seperti sekarang ini.
Cocok digunakan oleh perusahaan skala kecil menengah bidang: Perdagangan, Jasa, Kuliner, Yayasan, Pendidikan, dan lain-lain yang berpedoman pada kaidah laporan keuangan sesuai PSAK Indonesia
Accurate diajarkan sebagai mata kuliah praktikum di lab komputer akuntansi Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta Terkemuka hampir di seluruh Indonesia
Memungkinkan Accurate Online bisa terintegrasi dengan aplikasi lain milik Anda sendiri
Dimanapun dan kapanpun Anda dapat dengan mudah melihat performa keuangan perusahaan dan seluruh aktivitas transaksi melalui Smartphone, Tablet PC, Laptop atau Komputer PC.
Tugas user hanya input transaksi saja dengan benar. Maka ratusan jenis laporan keuangan yang Anda perlukan otomatis sudah terupdate dengan hasil yang sangat akurat
Berikut adalah modul dan fitur yang bisa Anda dapatkan jika berlangganan Accurate Online Standar
(tanpa menambah fitur Add-On berbayar)
Fitur yang sangat dibutuhkan oleh sebagian besar perusahaan di Indonesia
Atur transaksi apa saja yang memerlukan persetujuan (approval) dari atasan.
Atur hak akses user agar user tersebut hanya bisa membuka fitur dan modul sesuai job desc masing-masing
Atur penomoran transaksi yang akan berurut secara otomatis dengan model penomoran sesuai keinginan Anda
Modifikasi bentuk cetakan transaksi sesuai kebutuhan Anda seperti bentuk Invoice, PO, Surat Jalan dan lain sebagainya.
Tentukan besarnya anggaran tiap akun di perusahaan Anda dan lihat laporan keuanggan Aktual Vs Budget secara real time
Selain bisa menetapkan harga jual umum, Anda juga bisa menetapkan harga barang atau jasa yang berbeda-beda ke setiap pelanggan spesial Anda
Download transaksi penjualan dari toko online Anda di Marketplace seperti Tokopedia, Shopee, Bukalapak, Blibli, Lazada dan sebagainya dan upload sekaligus ke Accurate Online tanpa perlu input transaksi satu per satu
Dengan Smartlink E-Banking pencocokan mutasi Bank transaksi di Accurate Online dengan Rekening Koran menjadi praktis dan lebih cepat
Batasi piutang setiap pelanggan Anda sehingga mereka tidak bisa melakukan order ulang jika masih ada invoice yang melebihi batas piutang dari segi nominal maupun umur piutang
Atur berapa lama setiap invoice piutang kepada pelanggan akan jatuh tempo. Dapatkan informasi pengingat di dashboard ketika ada piutang yang medekati jatuh tempo
Hitung otomatis nilai diskon bertingkat yang Anda terapkan di dalam transaksi penjualan ataupun pembelian seperti diskon 50%+30%+10%+40% dan seterusnya
Atur minimal stok setiap barang untuk dipesan ulang sehingga Accurate online akan menginformasikan kepada Anda saat ada barang-barang yang stoknya menipis
Scan dan kontrol serial number barang dari setiap transaksi barang tertentu yang memerlukan serial number seperti barang-barang elektronik
Catat dan kontrol tanggal expired barang dari setiap transaksi barang tertentu yang memiliki tanggal kadaluarsa seperti barang-barang berupa makanan, minuman, obat, dan alat kesehatan. Accurate online akan menginformasikan kepada Anda saat ada barang-barang yang mendekati tanggal kadaluarsa
Alokasi biaya-biaya yang terkait dengan pembelian barang seperti Bea Masuk, biaya custome clearance, biaya jasa forwarder dan lain-lain sebagai penambah HPP barang yang dibeli
Export transaksi pembelian dan penjualan dengan PPN dari Accuate Online ke CSV dan selanjutnya CSV tersebuh dapat diupload ke Aplikasi E-Faktur tanpa perlu input satu per satu.
SPT Masa PPN/PPN Bm merupakan fitur di Accurate Online yang berfungsi untuk melaporkan PPN dan PPN Bm keluaran dan masukan selama satu periode demi kepentingan pajak perusahaan. Fitur ini menghasilkan file CSV yang bisa digunakan untuk melaporkan melalui e-Faktur.